Conseguir financiación en el ámbito de la investigación resulta cuanto menos complicado, pero mantener las subvenciones también conlleva un trabajo extra para las organizaciones e institutos de investigación. Sus gestores deben justificar minuciosamente cada uno de los gastos que se realizan a lo largo del proyecto financiado. Para ello es muy importante hacer una previsión de costas y llevar un control continuo. En este aspecto cabe destacar que existen herramientas que ayudan a planificar y llevar a cabo un seguimiento del consumo diario.
Es el caso de Fundanet Viajes y Dietas, una herramienta del módulo Gestión de Proyectos de Fundanet Suite. Este instrumento, que puede utilizarse de forma independiente o integrada junto a otras herramientas del módulo, permite entre otras cosas registrar el presupuesto destinado a cada viaje, así como definir las diferentes tarifas y gestionar el rembolso y autorización de pagos del proyecto.
La tarifa de gasto, que viene definida en las memorias de ayudas de las entidades financieras, puede variar en función del país, del financiador o de ambos criterios. Además, puede ser más global o detallada en función de cada partida.
Pero estas herramientas de seguimiento del gasto no se utilizan únicamente para contabilizar el presupuesto de una ayuda. Cada vez son más las empresas que recurren a este servicio para llevar un control exhaustivo del gasto interno de la organización. De esta forma, cada trabajador puede registrar los tickets de gastos, bien sean dietas, kilometraje o cualquier consumo que haya tenido que abonar de su propio bolsillo.
Fundanet Viajes y Dietas permite subir estos tickets a la plataforma a medida que van surgiendo los gastos o una vez finalizado el viaje, de tal forma que quedan asociados al proyecto o proyectos que lo financian y el empleado recibirá en su cuenta bancaria el pago correspondiente.
Gracias a estas herramientas, los gestores de las fundaciones, institutos de investigación y oficinas de proyectos pueden justificar el gasto de cada de uno de los proyectos ante las entidades financiadoras, y las empresas pueden controlar rigurosamente el gasto de sus empleados, ya que muchos de ellos están involucrados en varios proyectos y puede dar lugar a confusión.