Una mala gestión administrativa en la justificación de las subvenciones y ayudas que reciben las fundaciones e institutos de investigación puede ser el detonante para que un proyecto de investigación fracase.
Uno de los grandes problemas a los que tradicionalmente han tenido que enfrentarse los centros de investigación es la duplicidad entre los datos introducidos por los gestores de proyectos y los gestores contables. A menudo esto provoca diferencias a la hora de justificar los gastos generados en un proyecto financiado y dificulta la obtención de la imagen fiel de la organización de cara la rendición de cuentas, en consecuencia, provoca un mayor volumen de trabajo para las personas responsables de estas tareas.
Los gestores de proyecto son los encargados de llevar a cabo un control exhaustivo de los gastos que puedan considerarse ‘elegibles’ dentro de una subvención, mientras que los gestores contables deben garantizar una clara identificación de todos los gastos e ingresos de la entidad y llevar a cabo una contabilidad presupuestaria o analítica. Es decir, hacer un seguimiento de los resultados de la organización, no solo a nivel global sino por proyecto, teniendo siempre en cuenta la ejecución de gasto real.
La coordinación entre ambas funciones es indispensable para garantizar el éxito en la gestión de los proyectos de investigación. Por ello, Semicrol trabaja constantemente en la mejora de su software Fundanet Suite, una herramienta que, entre otras funcionalidades, permite centralizar en una misma base de datos el trabajo de los gestores de proyectos y el del departamento de administración de la entidad.
Gracias a este tipo de herramientas, los institutos de investigación podrán olvidarse de las bases de datos de Excel y trabajar conjuntamente con un mismo informe. El gestor contable será el encargado de introducir los datos –facturas, nóminas, recibos, ingresos– en el sistema, mientras que el gestor de proyectos podrá determinar y revisar qué gastos corresponden a cada proyecto y subvención. De esta forma, se garantiza la trazabilidad de los datos y se facilita tanto la justificación telemática de las subvenciones y ayudas, como la correcta contabilización de los ingresos en función de los gastos del proyecto, ya que el proceso de identificación de estos es mucho más ágil y fiable.
Este sistema de Fundanet, que facilita la comunicación entre contables y gestores de proyectos, se adapta al formato de justificación del Instituto del Ministerio de Economía y Competitividad (MINECO) y del Instituto de Salud Carlos III (ISCIII), principal Organismo Público de Investigación (OPI) y quién financia, gestiona y ejecuta la investigación biomédica en España, lo que garantiza a los usuarios de Semicrol mayor seguridad y confianza a la hora de justificar cualquier ayuda, ya que será el propio sistema el que se irá actualizando sin necesidad de que las organizaciones lo implementen individualmente.